Organisatoriske forberedelser

Større virksomheter bør etablere et prosjekt for innføringen av elektronisk meldingsutveksling. Prosjektdeltakere bør inkludere personer fra ulike deler av virksomheten, som for eksempel systemansvarlig, helsepersonell, ledere, IKT-personell med mer.[2]

De lokale rutinene baseres på nasjonale føringer og tilpasses egen organisasjon. Mindre virksomheter må implementere de organisatoriske endringene tilpasset sin funksjonalitet og bemanning. Når man skal starte med elektronisk meldingsutveksling lokalt, er det viktig med forståelse for hverandres utfordringer, begrensninger, muligheter og de kjørereglene som allerede eksisterer hos dem man skal samhandle med.

Forankring

Å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling innebærer en endringsprosess, der de organisatoriske endringene er en viktig del. Forankring i større organisasjoner, både hos ledelsen, helsepersonell og andre ansatte som skal bruke systemet, er viktig for å lykkes.[11] De ulike partene som vil bli berørt av endringen, må kjenne til og få anledning til å bidra i prosessen. De elektroniske meldingene som implementeres, vil i stor grad påvirke personellets måte å jobbe på. God informasjon om prosjektet må ut til alle medarbeidere og brukere av systemet underveis i prosessen.

Samarbeid på tvers av virksomheter

Fordelen med samarbeid på tvers av virksomheter i elektronisk meldingsutveksling kan være spesielt stor hos mindre virksomheter med begrensede ressurser og kompetanse. Aktører innad i en kommune kan med fordel samarbeide om oppstart av elektronisk meldingsutveksling. Dette gjelder spesielt interkommunalt IKT-samarbeid. Den enkelte kommune må fortsatt ha kompetanse på strategisk IKT-planlegging, bestillerkompetanse og kunnskap om hvordan man kan realisere gevinster ved bruk av IKT. Andre oppgaver kan deles på flere kommuner.

Ved driftsutsetting av fagsystemer eller andre systemer som behandler helseopplysninger, må det inngås en databehandleravtale. Den inngås mellom virksomheten som har ansvar for opplysningene (databehandleransvarlig) og virksomheten som behandler opplysningene på deres vegne som driftsleverandør (databehandler).

Les mer om bruk av databehandler i normen.

Opplæring

For å sikre kvalitet og færrest mulige feil i meldingsutvekslingen, må man sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap til å håndtere elektroniske meldinger. Dette er virksomhetens eget ansvar. Ansatte skal være kjent med ulike feil som kan oppstå og hvilke konsekvenser disse feilene vil ha. Alle må ha en felles oppfatning og tilnærming til bruk av elektroniske meldinger.

Brukerstøtte

Et etablert brukerstøtteapparat er en forutsetning for forsvarlig drift av et virksomhetskritisk IKT-system, og dette er et av kravene i krav til meldingsutveksling. Den enkelte virksomhet må selv sørge for brukerstøtte, enten internt eller ved hjelp av en ekstern aktør. Det må sikres at brukerne av systemet vet hvor de kan henvende seg ved behov for hjelp og at ansvar for oppfølging er klargjort.

Meldingsovervåkning

Normen stiller krav til meldingsovervåkning. Det er viktig at virksomheten overvåker meldingene og har rutine for dette. Slik overvåkning gjøres ved hjelp av kvitteringsmeldingene beskrevet i del 1. Virksomheten må ha interne rutiner som sikrer overvåking og oppfølging av meldingstrafikken. Dette inkluderer rutiner ved driftsbrudd på elektronisk samhandling. Virksomheten må ha en beredskapsplan (nødrutine) for hva man gjør dersom fagsystemet eller kommunikasjonen stanser opp over lengre tid, planlagt eller uforutsett.

Ofte overvåkes transportkvitteringer av teknisk personell og applikasjonskvitteringer av helsefaglig personell. Årsaken til dette er at overvåkning av applikasjonskvitteringen bør skje så nært opp til opprinnelsesstedet for meldingen som mulig, slik at ved avvik kan helsepersonell avklare behov for alternativ informasjonsutveksling.

Det må opprettes én eller flere av rollen som meldingsansvarlig. En meldingsansvarlig skal ha et spesielt ansvar for å følge opp elektroniske meldinger, enten i hele virksomheten eller i en avdeling/ et tjenesteområde. Dette gjelder både sendte og mottatte meldinger. De skal sikre at alle meldinger til avdelingen blir lest og fulgt opp innenfor tidsfristene som gis i rutinene, og følge opp avvik. De er også mottaker for driftsvarslinger på e-post. Når en mottaker har sendt en positiv applikasjonskvittering på mottak av meldingen er det mottaker som sitter med ansvaret om å følge opp innholdet i meldingen. Det må etableres gode rutiner for håndtering av meldinger i ferieperioder ved hjelp av vikar og bruk av fraværsassistent. Server bør ikke slås av ved fravær. Dette genererer merarbeid for avsender.

Det anbefales å opprette en rolle som systemansvarlig for fagsystemet, som skal overvåke meldingsutvekslingen på et mer overordnet nivå og sikre at alle avvik blir fulgt opp. Denne rollen kan innebære følgende hvis dette ikke blir dekket på annen måte:

• Sørge for å opprette nye tjenestebrukere i fagsystemet når det kommer meldinger som gjelder dem.
• Ha inngående kjennskap til hvordan meldingsutvekslingen fungerer i fagsystemet (EPJ) og meldingstjener, og mellom disse.
• Tilrettelegge for nye kommunikasjonsparter og nye meldingstyper.
• Oppdatere virksomhetssertifikat og annen kommunikasjonsinformasjon som gjelder eksisterende samhandlingsparter.
• Ha en operasjonell overvåking av meldingstjener. Dette inkluderer feilhåndtering på meldingsserver og kvitteringsmekanismene. Dette er viktig for å forhindre at meldingsflyten stopper opp.

Mindre virksomheter kan driftsutsette rollen som systemansvarlig, eller gi denne rollen til kontorpersonell. Hvor skillet mellom meldingsansvarlig og systemansvarlig går, defineres av virksomheten selv, men alle oppgavene må gjennomføres.