Folkeregisteret godtar kun registrerte personer med godkjent HPR-nummer (jordmor eller lege) som innsender av «melding om fødsel». Av den grunn kan ikke forløsende far eller ambulansepersonell stå ansvarlig for elektronisk innsending av meldingen.
I følgende tilfeller er det jordmor ved fødeavdelingen/fødestue som skal sende melding om fødsel fra sykehuset: (Jordmoren som dokumenterer fødselen i fødejournal, står også ansvarlig for å sende melding om fødsel.)
Hvis det er tvilstilfeller så sender foreldrene fødselsmelding selv på papir.