Gå til hovedinnhold

Anskaffelser

Vi leverer verdiskapende anskaffelsestjenester som støtter opp om samfunnsoppdragene til virksomhetene i den statlige helseforvaltningen. Vi søker å etablere avtaler på vegne av virksomhetene, samt drive gode anbudsprosesser for å sikre gode økonomiske vilkår.

Hopp til innhold

Anskaffelsesprosess

Avhengig av anskaffelsens verdi iverksettes nødvendig og hensiktsmessig anskaffelsesprosess.

Tid for gjennomføring av anskaffelsesprosjekter

Norsk Helsenett (NHN) gjennomfører hvert år opptil 100 anskaffelser av ulike typer og tiden det tar å gjennomføre en anskaffelse varierer. For å sikre at innmeldte behov om nye avtaler blir dekket i tide, har vi laget en oversikt over forventet tid til å gjennomføre ulike typer anskaffelsesprosjekter. Tiden det tar å gjennomføre en anskaffelse avhenger av både pålagte begrensninger angitt i Lov om offentlige anskaffelser, som for eksempel frist for mottak av forespørsler om deltakelse etter kunngjøring og karensperiode før inngåelse av kontrakt, samt selve innholdet og omfanget av anskaffelsen. Figuren nedenfor angir hovedfasene i anskaffelsesprosessen og viser et typisk tidsforløp for enkle, normale og komplekse anskaffelsesprosjekter.

Et enkelt anskaffelsesprosjekt kan typisk være en anskaffelse der en eksisterende avtale som utløper skal erstattes, få interessenter og virksomheter er berørt, behovet og funksjonskrav er godt beskrevet, leverandørmarkedet er oversiktlig, varen eller tjenesten som skal anskaffes er enkel og lett å sammenligne og det er lav risiko knyttet til gjennomføring av anskaffelsesprosessen.

En normal anskaffelse kan typisk være en anskaffelse der vi skal dekke et nytt behov eller samle flere avtaler i en felles prosess, men behovet er fortsatt godt beskrevet, leverandørmarkedet er oversiktlig og varen eller tjenesten er enkel, mens risikoen kan være noe høyere enn for et enkelt anskaffelsesprosjekt.

En kompleks anskaffelse er typisk et prosjekt der behov og funksjonskrav er ukjent og det krever et omfattende arbeid for å definere dette i anskaffelsesarbeidet, anskaffelsen påvirker mange interessenter og virksomheter, leverandørmarkedet er uoversiktlig, det er komplekse og omfattende varer eller tjenester som skal anskaffes og det er høy risiko forbundet med anskaffelsesprosjektet.

Når du skal melde inn et behov er det viktig å gjøre dette tidsnok til at anskaffelsesprosjektet kan etablere en avtale innen tidsfristen for når kontrakt med leverandør skal være signert eller tjenesten/varen skal være klar til bestilling. For å kunne dekke behovet på en tilfredsstillende måte, etablere avtaler med gode kommersielle betingelser og legge til rette for gevinster, er det avgjørende at NHN får nok tid til å gjennomføre en grundig anskaffelsesprosess.

For en enkel anskaffelsesprosess må behovet meldes inn senest to måneder før kontrakten skal signeres og senest tre måneder før varen/tjenesten skal være klar for bestilling. For en kompleks anskaffelsesprosess er disse tidene henholdsvis syv og tolv måneder.

Anskaffelse med verdi under NOK 100.000,–

Før det konkluderes at anskaffelsen har en verdi på under 100.000 må man vurdere om virksomheten har behov for gjentagende kjøp av samme vare eller tjeneste over en periode, og om anskaffelsen også innebærer livsløpskostnader som for eksempel serviceavtaler, lisensavgifter, forbruksutstyr osv. Er du i tvil ta kontakt med din lokale innkjøpskoordinator eller seksjon for anskaffelser.

Anskaffelse med total verdi under 100.000 gjennomføres av virksomhetene selv. Slike anskaffelser er unntatt regelverket for offentlige anskaffelser, men reglement for økonomistyring i staten sier at man skal sikre effektiv og forsvarlig bruk av statlige midler i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger. Det anbefales derfor at man kontakter flere leverandører for å be om tilbud, eller foretar en frivillig kunngjøring i Doffin.

For å sikre dokumentasjon av anskaffelsen kan det være lurt å utarbeide en protokoll eller et notat hvor det redegjøres for det man har gjort i prosessen.

Anskaffelse med verdi over NOK 100.000,–

Alle behov som krever anskaffelser med verdi over 100.000 skal meldes inn til NHN, enten via behovsinnmeldingsskjemaet eller via din egen virksomhets anskaffelsesplan som oversendes årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen.

Anskaffelsen gjennomføres av NHN i henhold til tjenesteavtalen. Behovet vil bli vurdert for eventuell samordning med andre kunder.

Verdi 100.000 – 1.1 mill. eks. mva.

Anskaffelser av samlet verdi NOK 100 000 – 1,1 mill., skal gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser, med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Konkurranse skal gjennomføres så langt dette er mulig. Det er ikke kunngjøringsplikt Doffin/Ted. Tilstrekkelig konkurranse-kravet anses normalt oppfylt ved forespørsel til tre aktuelle leverandører, uten plikt til offentlig kunngjøring via Doffin/Ted, men slik at frivillig kunngjøring formålstjenlig vil bli vurdert.

Forholdsmessighet/proporsjonalitet er et av de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesregelverket. Dette betyr at anskaffelsen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. For eksempel innebærer dette at det for en anskaffelse til en verdi av NOK 650 000 stilles strengere krav til anskaffelsesprosessen enn for en anskaffelse til en verdi av NOK 150 000.

Verdi over 1,1 mill.

Anskaffelser av samlet verdi over NOK 1,1 mill., skal gjennomføres i h.h.t. lov og forskrift om offentlige anskaffelser med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Konkurranse skal gjennomføres så langt dette er mulig. Dette innebærer plikt til kunngjøring via Doffin/Ted.

Bakgrunn

Norsk Helsenett SF (NHN) er et statsforetak etablert og eid av Helse- og omsorgsdepartementet. NHN skal levere tjenester innen anskaffelser til følgende virksomheter under Helse- og omsorgsdepartementet:

  • Bioteknologirådet
  • Direktoratet for e-helse
  • Folkehelseinstituttet
  • Helfo
  • Helsedirektoratet
  • Helseklage
  • Norsk pasientskadeerstatning
  • Pasient- og brukerombudet
  • Helsetilsynet
  • Statens legemiddelverk
  • Statens strålevern

Tjenestesenteret skal bistå kunden med alle anskaffelser som er omfattet av regelverket for offentlige anskaffelser, det vil si behov med totalverdi over kr 100 000 eks. mva.

Tjenestesenteret skal sikre god avtaledekning som dekker kundens behov, for å dermed legge til rette for god avtalelojalitet til inngåtte kontrakter. Tjenestesenteret skal videre bidra til å øke forståelsen for hvordan virksomhetene kan realisere gevinster ved å bruke mulighetene i avtalene.

For de anskaffelser som dekker behov for flere virksomheter, skal tjenestesenteret eie prosjektet og ha ansvaret for gjennomføringen av anskaffelsen, samt eie og forvalte avtalen som inngås. For virksomhetsspesifikke anskaffelser skal tjenestesenteret yte anskaffelsesfaglig bistand, men den enkelte virksomhet skal eie prosjektet og avtalen.

Levering av anskaffelsesfaglige tjenester skal baseres på samarbeid og dialog mellom NHN og virksomhetene, slik at partene får en felles forståelse for behov, prosess og måloppnåelse.